Nhu cầu đầu tư một chiếc máy in hóa đơn tốt là nhu cầu thiết yếu của mỗi nhà bán hàng khi bắt đầu kinh doanh, ở bất cứ ngành nghề nào. Không phải ai khi bắt đầu kinh doanh cũng có kiến thức về các loại thiết bị này, và đó là lý do chúng ta không dễ để chọn lựa được loại máy in hóa đơn tốt. Tốt ở đây có nghĩa là một chiếc máy in hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, phù hợp với tài chính và tất nhiên là sử dụng ổn định trong một thời gian dài.
Vì vậy, trong bài viết này, mình sẽ giúp các bạn cách để chọn được một chiếc máy in hóa đơn tốt – phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Khi quyết định mua một chiếc máy in hóa đơn, bạn cân nhắc những yếu tố sau:
1. Tốc độ
Khác biệt đầu tiên của các dòng máy in khác nhau nằm ở tốc độ. Chúng ta thường sử dụng máy in hóa đơn để tương tác với khách hàng, cụ thể là trong thời điểm tính tiền. Thế nên yếu tố tốc độ của máy in hóa đơn là rất quan trọng. Bạn sẽ không bao giờ muốn khách hàng phải chờ đợi lâu, gây mất cảm tình và có trải nghiệm không tốt với cửa hàng phải không? Đặc biệt là những thời điểm cửa hàng đông khách, hóa đơn dồn lại rất nhiều. Điều này vô tình khiến nhân viên thu ngân cũng sẽ bị rối, lúng túng và có thể thao tác sai dẫn đến nhiều sai sót, và cuối cùng đều dẫn đến một kết quả: mất tiền.
Tốc độ của máy in hóa đơn thông thường dao động từ 150-300mm/s. 150mm/s thì tương đối chậm, nếu quán của bạn lượng khách ra vào đều không quá đông hoặc bị dồn vào một khung giờ thì bạn có thể cân nhắc ở tốc độ này. Quán của bạn đông khách, cần phải tính tiền (in hóa đơn) liên tục thì bạn nên chọn loại máy in có tốc độ từ 250-300m/s thì mới có thể đáp ứng tốt nhu cầu.
Tham khảo máy in tốc độ cao 300m/s iTP8
2. Cổng kết nối
Điểm thứ hai bạn nên cân nhắc khi chọn máy in hóa đơn là các cổng kết nối. Với các dòng máy in hóa đơn thế hệ mới nhất hiện tại thì sẽ hỗ trợ kết nối: USB, LAN, Serial (COM), LPT (cổng song song)
USB: là loại cổng kết nối phổ biến ở thời điểm hiện tại. Hầu hết máy in hóa đơn bây giờ đều có cổng USB để kết nối với máy bán hàng. Kết nối bằng USB tốc độ khá nhanh và được sử dụng nhiều nhất.
LAN: là mạng kết nối nội bộ trong một phạm vi nhỏ. Để set up một hệ thống mạng LAN bạn cần cân nhắc một số thứ cơ bản như: quyết định số thiết bị được kết nối, có kết nối internet hay không, có dây hay không dây,… rồi sau đó tiến hành set up mạng LAN bằng bộ định tuyến (router) và bộ chuyển mạch,… Nói chung, với cách kết nối bằng mạng LAN, bạn sẽ cần làm thêm một số bước nhưng không quá phức tạp. Kết nối mạng LAN khá nhanh, điều này sẽ giúp hoạt động in hóa đơn của bạn diễn ra ổn định ngay cả dưới áp lực lớn. Nếu bạn không muốn hoặc không thể tự mình thiết lập mạng LAN, bạn có thể nhờ ai đó biết kỹ thuật giúp đỡ bạn. Khi bạn mua máy in hóa đơn ở iPOS.vn, bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z.
Serial (COM): hay còn gọi là cổng nối tiếp. Đây là hình thức truyền thống, kết nối máy tính với các thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy in,… tuy nhiên dần dần cổng USB hay LAN phát triển hơn thì dạng cổng COM này không được yêu thích nhiều nữa. Vì cơ bản tốc độ truyền dữ liệu của nó không tốt bằng hai loại cổng trên.
LPT (cổng song song): là một loại cổng dùng kết nối máy in với máy tính thời gian trước đây. Tuy nhiên chúng còn được dùng để kết nối đến nhiều thiết bị khác với tốc độ cao hơn so với cổng nối tiếp (COM).
Hiện tại các dòng máy in hóa đơn thế hệ mới trên thị trường đa phần đều hỗ trợ 2-3 cổng nên bạn cũng không cần quá lo lắng xem nên chọn cổng nào. Bạn có thể tùy biến dùng cổng USB, LAN hoặc LPT trên cùng một máy in hóa đơn. Vậy nên khi chọn mua máy in hóa đơn, bạn nên xem dòng máy in đó hỗ trợ những cổng kết nối nào nhé.
Máy in hóa đơn thường được kết nối trực tiếp với máy POS và Két đựng tiền
3. Độ bền đầu in
Trong công nghệ in nhiệt, đầu in là một khối cố định gồm nhiều điểm nóng hay còn gọi là phần tử in. Giấy và các vật liệu in sẽ di chuyển qua đầu in trong quá trình in. Ở tại cụm điểm in này, nhiệt được tạo ra để in thông tin lên giấy. Vì vậy đầu in là bộ phận quan trọng trong cấu tạo của một chiếc máy in hóa đơn bằng nhiệt.
Thông thường độ bền đầu in sẽ được tính bằng đơn vị Kilomet. Các dòng máy in được đánh giá là có độ bền đầu in trung-cao ở thời điểm hiện tại là khoảng 100-150km. Bạn nên chọn dòng máy in có thông số độ bền đầu in vào khoảng này.
Hình ảnh bên trong của 1 chiếc máy in hóa đơn nhiệt
4. Thương hiệu máy in
Thương hiệu của máy in hóa đơn là một yếu tố bạn nên cân nhắc. Chỉ cần lên Google và gõ cụm từ ‘Các thương hiệu máy in hóa đơn’ thì bạn sẽ nhận được rất nhiều kết quả. Mình có thể kể ra một số thương hiệu phổ biến:
Xprinter: là thương hiệu máy in của Trung Quốc. Hãng này có đến hàng trăm dòng máy in đa dạng cả về tính năng và giá cả. Tuy nhiên mình thấy Xprinter định vị là thương hiệu máy in giá rẻ đến trung, không phải phân khúc cao cấp.
Antech: Các dòng máy in hóa đơn nhiệt của Antech được lắp ráp tại Đài Loan. Antech cũng định vị là thương hiệu máy in tầm trung với độ bền ổn định.
Dataprint: Hãng này cũng đến từ Đài Loan. Những máy in hóa đơn của Dataprint được nhận diện với thiết kế khá khác biệt. Nhìn chung là thiết kế khá chắc chắn, độc đáo
Citizen: Thương hiệu này đến từ Nhật Bản và nổi tiếng trên nhiều lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, thiết bị y tế, đồng hồ và cả máy in. Thương hiệu của Nhật thì bạn có thể yên tâm về chất lượng và độ bền bởi sản phẩm của Nhật vốn đã nổi tiếng xưa nay rồi. Nhưng cũng chính vì thế mà giá những dòng máy in của Citizen thuộc hàng cao cấp, khoảng từ 5.000.000 VND trở lên, phù hợp với những mô hình kinh doanh lớn và cần đầu tư bài bản ngay từ đầu, không muốn phải bảo hành thường xuyên.
Epson: Thương hiệu Epson cũng đến từ Nhật Bản và được thị trường Việt Nam rất ưa chuộng vì giá của những chiếc máy in Epson không quá cao mà chất lượng vẫn ổn định. Những sản phẩm của Epson chủ yếu là máy in, thiết bị văn phòng, máy quét, máy tính,… Giá của máy in hóa đơn Epson khoảng từ 3.000.000 VND trở lên.
Và còn khá nhiều thương hiệu cung cấp máy in nổi tiếng nữa: Codesoft, Hansol, Riotech,….
Bạn có thể tham khảo dòng máy in iTP của iPOS.vn, được thiết kế với những tiêu chuẩn của dòng máy in cao cấp và giá thành vừa phải, phù hợp với nhu cầu của thị trường tại Việt Nam
Máy in Epson TM-T82 được các đơn vị lớn tin dùng như: Bách Hóa Xanh, Vinmart
5. Thời gian bảo hành
Khi bạn mua một thiết bị điện tử, chính sách và thời gian bảo hành là yếu tố không thể bỏ qua. Nếu bạn không có chuyên môn và hiểu biết về các thiết bị như máy in thì bạn sẽ gặp khó khăn và không thể tự mình sửa lỗi. Bạn cần sự hỗ trợ nhanh chóng của đơn vị bán hàng.
Bởi vậy, khi lựa chọn máy in hóa đơn, bạn để ý đến thời hạn bảo hành và cách thức bảo hành của đơn vị bán hàng. Thông thường, thời hạn bảo hành dao động từ 12-36 tháng tùy sản phẩm. Thời hạn đổi trả 1-1 trong vòng 15 ngày khi mới mua sản phẩm. Những đơn vị bán hàng có khu vực bảo hành riêng thường sẽ uy tín hơn những người bán hàng nhỏ lẻ, bởi bạn có thể chờ đợi khá lâu, dịch vụ bảo hành không chất lượng và dẫn đến gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Yếu tố này cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Tất nhiên khi bạn lựa chọn sản phẩm có giá thành nhỉnh hơn thì thời hạn bảo hành sản phẩm cũng sẽ dài hơn so với những sản phẩm giá rẻ.
6. Chi phí
Yếu tố về chi phí, hay là giá thành sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu của những người tìm mua máy in hóa đơn. Trên thị trường cũng có rất nhiều sản phẩm giá dao động lớn, từ 500.000 VND cho tới 10.000.000 VND. Bất cứ nhu cầu của bạn là gì, sẽ có đơn vị cung cấp cho bạn, từ giá rẻ đến cao cấp.
Nếu bạn là người mới, bạn sẽ dễ bị rối trong một rừng mẫu mã sản phẩm với rất nhiều mức giá khác nhau. Bạn sẽ dễ gặp những trường hợp sau:
(1) Cùng một mẫu máy in hóa đơn nhưng lại có giá chênh nhau ở hai đơn vị bán hàng khác nhau?
(2) Quá nhiều nhà bán hàng, không biết bên nào uy tín?
Với vấn đề (1), sự chênh lệch giá giữa các bên bán hàng là không tránh khỏi, nhưng thường nếu cùng xuất phát từ 1 nhà sản xuất thì giá sẽ chênh lệch không nhiều. Lúc này bạn nên quan tâm tới những yếu tố khác như: uy tín bán hàng, phản hồi của khách hàng, các chính sách của công ty… để đưa ra quyết định.
Ngoài ra, bạn sẽ gặp rất nhiều sản phẩm máy in hóa đơn giá rẻ. Nhưng bạn đừng quá ưu tiên cho những sản phẩm như vậy vì giá rẻ thường có các điều kiện khác đi kèm như: độ bền thấp, thời gian bảo hành ngắn, dễ hư hỏng,…
(2) Kinh nghiệm của mình là bạn nên tìm hiểu nhiều thông tin xung quanh ngoài giá, như: địa chỉ công ty, chính sách thanh toán, chính sách bảo hành, quy mô công ty, dịch vụ sau bán hàng hay phản hồi của những khách hàng đã mua hàng,… Từ đó bạn có thể đặt niềm tin vào đơn vị đó và tiến hành mua hàng
Bạn có thể tham khảo các dòng máy in hóa đơn tại iPOS.vn, là các dòng máy in hóa đơn thuộc phân khúc trung-cao cấp với giá thành vừa phải. Những ưu điểm khi mua máy in hóa đơn tại iPOS.vn:
-Chính sách bảo hành: 12 – 36 tháng tùy sản phẩm (bạn có thể tham khảo chi tiết tại từng sản phẩm cụ thể). Đồng thời, iPOS.vn có trung tâm bảo hành tại Hà Nội và TP.HCM, thời gian bảo hành sẽ từ 6-8 ngày. Trong thời gian bảo hành, iPOS.vn hỗ trợ thiết bị thay thế để bạn không bị gián đoạn kinh doanh. Hỗ trợ 24/7 kể cả ngày Lễ, Tết.
-Chính sách đổi trả: 1 đổi 1 trong vòng 15 ngày kể từ ngày mua hàng, nếu xác định lỗi thuộc về nhà sản xuất hoặc vận chuyển.
-Máy in hóa đơn tại iPOS.vn được thiết kế và sản xuất theo tiêu chuẩn cao, đáp ứng được nhiều mô hình kinh doanh và điều kiện khác nhau
Tham khảo các loại máy in hóa đơn của iPOS.vn tại đây
